Opetuksen tietojärjestelmien palvelukyky on korkeakoulun
toiminnan ohjauksen tärkein asia. Yrityksen toiminnanohjausjärjestelmän
vaihtaminen tulee ajankohtaiseksi, kun nykyisen järjestelmäkokonaisuuden
kehitysnäkymät eivät enää tue yrityksen strategiaa, laadunhallintaa ja
toimintaympäristössä tapahtuvia muutoksia. SAMK on tässä tilanteessa.
Siirrämmekin opetuksen toiminnanohjauksen
Peppi-ekosysteemiin. Peppiä on kehitetty alusta asti korkeakoulujen käyttöön konsortiopohjaisesti.
Konsortiotyöskentelystä on meille synergiaetuja, koska voimme kehittää ja
ratkaista samoja asioita muiden korkeakoulujen kanssa. Päätämme uusista ominaisuuksista
ja niiden toimittajista yhdessä konsortion muiden jäsenten kanssa.
Pepin avoin rajapinta mahdollistaa rajattoman ja myös oman
tuotekehityksen. Voimme esimerkiksi kytkeä HILL-oppimisympäristömme
saumattomaksi osaksi Peppiä. Tai kehittää oman osaamisenhallinnan, jossa
opettajiemme osaaminen ja toiveet kytketään suoraan opintojaksoihin. Tai
vaikkapa tarkastella täysin uudella tavalla opintojaksoista annettavan
palautteen muotoa.
Ideaalitilanteessa toiminnanohjausjärjestelmästä ja meillä Pepistä
muotoutuu yksi, yhtenäinen ja helposti hallittava kokonaisuus. Tähän päästään
silloin, kun käyttöönottoprojektin aikana kaikkia nykyprosesseja tarkastellaan
hyvin syvällisesti ja myös positiivisen kriittisesti. Uskon, että Pepin käyttöönotosta
tulee antoisaa ja opettavaista, kun annamme itsellemme ja muille tämän mahdollisuuden.
SAMK sai keväällä Kansallisen koulutuksen arviointikeskuksen
toteuttamassa auditoinnissa laatuleiman, joka on voimassa vuoteen 2022 asti.
Auditointiryhmän mukaan SAMKin pitkäjänteinen laatujärjestelmän kehittäminen on
luonut vahvan laadunhallinnan perustan ja koko korkeakoulun kattavat
toimintaperiaatteet sekä menettelytavat. Kehittämissuosituksissa meitä
kannustetaan keventämään nykyistä laatujärjestelmää ja hyödyntämään sitä uuden
kulttuurin rakentamisessa. Strategian, toimenpideohjelman, laadunhallinnan ja
toiminnan ohjauksen tulisi olla kiinteä kokonaisuus. Ja Pepin tulisi tukea tätä
näkemystä.
Toiminnanohjausjärjestelmän vaihtamisen yleisin kompastuskivi
on jättää projektiryhmä yksin vastaamaan projektin eteenpäin viemisestä ilman,
että koko henkilöstö osallistuu ja antaa tukensa projektin onnistumiselle. Peppi-projektiryhmässä
on laaja asiantuntemus mm. opetuksen suunnittelusta, opintoasioista, laadunhallinnasta,
ICT-palveluista sekä henkilöstön näkemyksistä.
Annetaan projektiryhmälle kaikki mahdollinen tuki, jotta
saamme lopputuloksena meitä ja erityisesti opiskelijoita parhaiten palvelevan
ratkaisun. Pepin filosofian mukaan Peppi on tehty ja sitä kehitetään nimenomaan
opiskelijan työtä ja tekemistä helpottamaan. Ohjelmistokokonaisuus toimii
mobiilisti, mikä sopii erinomaisesti BYOD-tulevaisuuteemme.
Uuden toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotto on vaativa
tehtävä. Usein kuvitellaan, että uusi järjestelmä vähentää rutiinityötä ja automaatio
lisääntyy kuin itsestään. Näin ei kuitenkaan ole, jollei organisaation
nykyisten toiminta- ja työskentelytapojen tarkasteluun ja mahdolliseen
muuttamiseen olla valmiita. Luotan siihen, että me samkilaiset olemme.
Projektin vetäminen on haastava tehtävä.
Peppi-projektipäälliköllä Juha Stenforsilla on osaamista projektihallinnasta,
monen vuoden kokemus IT-alalta sekä tässä tehtävässä erityisen arvokasta
henkilökohtaista tuntemusta opiskelijan ja opettajan arjesta. Tsemppiä Juhalle!
Mikä lienee se yleisin virhe... Yrityselämässä aika yleinen virhe IT-projekteissa on, että johdon ja loppukäyttäjien näkemykset projektista eroavat toisistaan kuin yö ja päivä niin tavoitteiden, mahdollisuuksien, resurssien, toteutuksen kuin loppputuloksenkin osalta. Johto harvoin osaa myöntää tehneensä väärän valinnan, antaneensa liian optimistisen kuvan ja epäonnnistuneensa projektin ohjauksessa. Silloin haetaan toissijaisia syyllisiä mallia muutosvastarinta, toimittajan osaaminen tai oman henkilökunnan osaaminen tai motivaatio.
VastaaPoistaIronista kyllä, kaikki nuo toissijaiset syyt ovat asioita, joihin johdolla ei ole ainoastaan mahdollisuus vaan jopa velvollisuus vaikuttaa.
Ja se vaikutus alkaa avoimesta, rehellisestä ja ennen kaikkea realistisesta projektin tavoitteiden, vaatimusten ja RISKIEN esiin nostamisesta.